Verzuim is altijd iemand anders’ pakkie-an in het Onderwijs

Na jaren van verwaarlozing staat verzuim hoog op de agenda bij veel scholen en onderwijsinstellingen. De praktijk leert echter dat het gemaakte beleid nauwelijks wordt uitgevoerd. De cijfers dalen niet. Verzuim is altijd iemands’ anders pakkie-an.

Het verzuim in het onderwijs is hoog. De hoge werkdruk, de administratieve druk, weinig waardering, de mondigheid van de leerlingen én hun ouders… het draagt allemaal niet bij aan de gezondheid van onderwijsmedewerkers. Niet gek dus dat veel van hen het bijltje erbij neer gooien, overspannen raken of fysieke problemen krijgen.

Vervangingsfonds

Gek genoeg werd het verzuim in het Onderwijs jarenlang getolereerd door onderwijswerkgevers. Dat had alles te maken met het zogenaamde Vervangingsfonds: een verplichting vanuit de Rijksoverheid. Het Vervangingsfonds is een verplichte verzekering die uitkeert bij ziekte van medewerkers, zodat er vervanging geregeld kan worden.

In het primaire onderwijs is dit fonds nog steeds een verplichting, maar in het voorgezet, middelbaar en hoger onderwijs kozen scholen na de ontheffing eieren voor hun geld. Eigenrisicodrager worden was vaak veel goedkoper. Voor het eerst is het nu dus zaak dat er regie op verzuim wordt gevoerd. Hoge verzuimcijfers zijn immers voor het eerst ook voelbaar in de portemonnee.

In eigen beheer

Schoolbestuurders houden het verzuimbeleid graag in eigen beheer. De afdeling HR wordt daarom verantwoordelijk gemaakt voor het uitvoeren van het verzuimbeleid.

Een logische keuze, ware het niet dat de afdeling HR al een behoorlijk uitgebreid takenpakket heeft. Naast verzuim, moet zij salarissen uitbetalen, functieprofielen definiëren en is ze verantwoordelijk voor de werving van nieuwe medewerkers, het on-boarden daarvan en de (bij)scholing van bestaande medewerkers. Kortom: het is er erg druk. En de verantwoordelijkheden anno 2020 van HR zijn zo breed dat het bijna onmogelijk is om overal goed in te zijn.

Een ander probleem is dat HR-directeuren moeten dealen met beslissingen die in het verleden niet genomen zijn en een beleid dat nooit eerder goed uitgevoerd is. Stel dat HR ineens kort op verzuim gaat zitten en het verzuim ineens zienderogen zou dalen… Dat zou fantastisch zijn, maar het zou ook betekenen dat de afdeling met terugwerkende kracht in een slecht daglicht komt te staan: waarom is hier nooit eerder werk van gemaakt?

HR-directeuren moeten vaak dealen met beleid dat nooit eerder goed uitgevoerd is.

Lager in de organisatie

De nieuwste trend in onderwijsland is daarom dat het verzuim lager in de organisatie neergelegd wordt. Ineens worden afdelings- of locatiedirecteuren verantwoordelijk gemaakt voor verzuim. Een enkele school kiest er zelfs voor om teamleiders deze taak te laten uitvoeren. Deze staan dichter bij de zieke medewerker, is de gedachte.

Geen slecht idee, zou je zeggen. Ware het niet dat hier juist weer de kennis over verzuim ontbreekt, die bij HR nog wel enigszins aanwezig is. Want: welke vragen mag je als werkgever eigenlijk wel en welke mag je niet stellen aan de zieke werknemer? In hoeverre moet je afgaan op het oordeel van de bedrijfsarts? En hoe ziet een correct opgebouwd verzuimdossier eruit?

Complex

Diverse onderwerpen rondom verzuim liggen niet bij één, maar bij meerdere verschillende afdelingen in de organisatie. En, zoals bij elke grote organisatie, blijkt het ook bij scholen en onderwijsinstellingen moeilijk om over de muren van de eigen afdeling heen te kijken. Het eiland- of hokjesdenken is diep ingeburgerd. “Ik ga er niet over, vraag maar aan…” is het meest gehoorde antwoord op complexe verzuimvragen.

Ik ga er niet over, vraag maar aan…” is het meest gehoorde antwoord op complexe verzuimvragen.

Nee, verzuim is anno 2020 zó complex geworden dat het bij uitstek een onderwerp is waar je eigenlijk een specialist op zou moeten zetten. Er zijn veel wettelijke regels die nagevolgd moeten worden. Is er sprake van een arbeidsconflict of komt het tot (loon)sancties? Dan kan enige kennis van de rechtspraak geen kwaad.

Niet gek dus dat verzuim in veel scholen en onderwijsorganisaties een beetje het ondergeschoven kindje is en eigenlijk onvoldoende de aandacht krijgt. Er is wel beleid, maar het wordt niet goed uitgevoerd. De verzuimcijfers blijven onverminderd hoog en elke maand wordt een substantieel deel van de loonkosten uitbetaald aan medewerkers die in ruil daarvoor niét aan het werk zijn.

Pijn

Achter de schijnbare nalatigheid zit bovendien nog een andere belangrijke oorzaak. Het uitvoeren van het verzuimbeleid wordt vrijwel zonder uitzondering neergelegd bij afdelingen of medewerkers die de pijn van een falend verzuimbeleid niet in hun eigen portemonnee voelen.

De uitvoering van het verzuimbeleid ligt vaak niet bij de afdeling die ook de financiële pijn ervan voelt.

Natuurlijk hebben we allemaal het beste voor met de zieke werknemer. Maar wrang genoeg is het vooral de financieel verantwoordelijke die doorgaans gas wil geven en het verzuim wil verlagen. In veel gevallen is dat de CFO of de financiële afdeling. Een besparing op verzuim wordt hier juist gezien als een prestatie waar men trots op is, in plaats van een brevet van onvermogen in het verleden.

Desinteresse

Voor de zieke medewerker is het gesteggel over verantwoordelijkheden rondom verzuim natuurlijk geen goede trigger om weer aan het werk te gaan. Doordat het verzuimbeleid faalt, wordt hij vaak aan zijn lot over gelaten en hoort niet, of nauwelijks, nog iets van zijn werkgever.

Wanneer iedereen te druk lijkt om de zieke werknemer in de gaten te houden, zal hij dit ervaren als desinteresse in zijn situatie. De drempel om weer aan het werk te gaan wordt daarmee elke week een stukje hoger. Van op de bank blijven zitten wordt immers niemand beter.

Als er eindelijk actie vanuit de werkgever ondernomen wordt, is de afstand vaak al dusdanig groot geworden, dat het moeilijk is om terug te keren in de oude functie en een spoor-2 traject nog de enige oplossing lijkt.

Uitstraling

Falend verzuimbeleid heeft ook een slechte uitstraling naar de buitenwereld. Langdurig zieke docenten zorgen immers ook voor onvrede bij scholieren, studenten en hun ouders. Hoge verzuimcijfers zorgen voor nog meer werkdruk voor gezonde medewerkers en daarmee houdt het verzuim zichzelf in stand.

Het aantrekken van nieuwe medewerkers is duur en ook zij staan niet in de rij voor een werkgever die bekend staat om de werkdruk en het hoge verzuim.

Nieuwe medewerkers staan niet in de rij voor een werkgever die bekend staat om de werkdruk en het hoge verzuim.

Actie

Kortom: alle reden om als school actie te ondernemen. Maar waar te beginnen? Moet het verzuimbeleid op de schop? Moet de verantwoordelijkheid voor verzuim anders belegd worden? Moeten medewerkers worden opgeleid zodat zij het verzuimbeleid correct kunnen uitvoeren? Of moeten eerst de achterstanden die er zijn weggewerkt worden?

Dat ligt er maar aan. Geen school is hetzelfde. Bij SV Land zien we dat er diverse oorzaken kunnen zijn voor het niet-uitvoeren van verzuimbeleid. Ongeveer in 30% van de scholen wordt het verzuimbeleid niet goed uitgevoerd. In veel gevallen (zo’n 40%) is ook het beleid zelf niet scherp genoeg geformuleerd. Onze ervaring is dat het verzuimbeleid in 10% van de gevallen zelfs in zijn geheel ontbreekt.

Advies

Een goede start zou dus een oriënterend gesprek kunnen zijn met een van onze consultants. Dat gesprek is stevig, maar hoeft geen uren te duren of veel te kosten. Op basis van de informatie uit het gesprek en eventueel toegestuurde documenten kan de consultant in kaart brengen hoe het verzuim bij u in de organisatie geregeld is en waar u beginnen moet, als u het verzuim in uw organisatie werkelijk omlaag brengen wilt.

De consultant kan u bijvoorbeeld aanbevelen om de uitvoering van de Ziektewet onder de loep te nemen, het eigenrisicodragerschap te heroverwegen of het risico op een andere manier af te dekken. Misschien is het voor u verstandig om een verzuimteam op te richten van verzuimexperts van verschillende afdelingen. Wij kunnen uw medewerkers ook opleiden, zodat zij goed op de hoogte zijn van de in’s en out’s rondom verzuim.

Wellicht kunt u op korte termijn al flink besparen op verzuim door (met terugwerkende kracht) gebruik te maken van diverse regelingen die de overheid voor dit doel heeft opgesteld.

Een andere optie is dat u tijdelijk een verzuimexpert van SV Land inhuurt die, in een half jaar tot negen maanden, orde op zaken stelt en verzuimbeleid schrijft dat past bij uw organisatie, visie en gevoel.

Missie

SV Land wil de sociale zekerheid in Nederland beter maken en betaalbaar houden. Een medewerker die ziek wordt, verdient goede zorg en doorbetaling van zijn loon. Maar een zieke medewerker verdient ook de aandacht en oprechte inspanning van de werkgever om hem of haar weer deel te laten nemen aan het arbeidsproces.

Omgedraaid is elke werknemer die langer op de bank zit dan nodig is, er een teveel. Ons onderwijs zit te springen om werknemers en niemand is gebaat bij zieke werknemers die tussen wal en schip vallen door falend verzuimbeleid. Eenieder moet dát krijgen waar hij recht op heeft. Dat geldt net zo goed voor werkgevers, als voor werknemers. Als er dus regelingen zijn die u tot nu toe onbenut hebt gelaten, vinden wij het belangrijk om u hierover te informeren. Dat doen wij no cure no pay.

Tijd om werk te maken van verzuim? Wij helpen u graag de eerste stap te zetten. Stuur mij, Davine van den Ban, een DM en ik kom graag langs om met u kennis maken en uw vragen te beantwoorden. Ik ben tevens te bereiken op dvandenban@svland.nl of op 06-46132471.

 P.S. Lees ook hoe wij in 2019 een gigantische besparing realiseerden bij een ROC in het westen van het land.