Verzuim willen terugdringen zonder preventie is volkomen zinloos

door Davine van den Ban

Hoe langer ik als accountmanager over de vloer kom bij grote bedrijven en instellingen, hoe meer ik mij verbaas over de verzuimaanpak die ik tegenkom. Natuurlijk: bijna alle grote werkgevers proberen het verzuim terug te dringen, maar de manier waarop dat gaat is vaak zo kortzichtig! Waar is het gezonde verstand gebleven?

we dit eens voorop stellen: het aanpakken van verzuim gaat over meer dan het verbeteren van het verzuimpercentage van je organisatie. Het is natuurlijk prachtig als dat percentage daalt. Een dalend verzuimcijfer betekent wel dat er direct op kosten bespaard wordt. Maar je organisatie als geheel wordt er niet gezonder van…

De impact van het naar beneden brengen van het verzuimpercentage is echter maar heel beperkt als verzuim niet structureler aangepakt wordt. En bij een structurele aanpak van verzuim hoort mijns inziens  preventief verzuimbeleid. Dat is een kwestie van logisch nadenken.

Een simpele vergelijking

Vergelijk je organisatie eens met een verkeersplein waarop jaarlijks mensen gewond of zelfs dodelijk gewond raken door de chaotische opzet ervan. Het verkeersplein is onoverzichtelijk, mensen rijden er te hard en de fietsers zijn niet gescheiden van het gemotoriseerd verkeer, maar maken van dezelfde rijbaan gebruik.

Een regressieve aanpak van dit probleem zou zijn dat iedere gewonde fietser snel afgevoerd wordt naar het ziekenhuis, het liefst sneller dan voorheen. De gewonde krijgt de beste zorg en aandacht en wordt daardoor zo snel mogelijk weer “in het zadel geholpen”. Door de regressieve aanpak raken minder fietsers voor het leven gehandicapt en de gemeente schermt met een flinke daling van het aantal dodelijke slachtoffers.

Vergelijk jouw organisatie eens met een verkeersplein waarop jaarlijks mensen gewond raken…

Een succesvolle aanpak? Natuurlijk niet. Welke gemeente zou hier nou mee wegkomen? Het verkeersplein zelf moet op de schop. Het moet overzichtelijker, veiliger en beter geregeld. Er moet een apart fietspad komen en wellicht (betere) verkeerslichten. Een verlaging van de maximumsnelheid moet ervoor zorgen dat het gemotoriseerde verkeer meer tijd heeft om zich te oriënteren op de kruising en tijdig op de rem kan trappen wanneer dat nodig is.

Hetzelfde geldt voor bedrijven waar het verzuim hoog is. Logisch verstand zegt dat hier een probleem is wat opgelost moet worden. Het probleem is dan niet zozeer dat mensen die verzuimen lang uitvallen of dat leidinggevenden niet kritisch genoeg zijn op verzuimende medewerkers. Nee, er is een onderliggende oorzaak die aangepakt moet worden. Want waarom vallen mensen uit? En hoe kan je voorkomen dat medewerkers meerdere keren per jaar verzuimen?

Enquête

Onlangs hield SV Land een online enquête naar de verzuimaanpak in het Onderwijs. Hier komt een schokkend beeld naar voren. 63% van de ondervraagden geeft aan dat de verzuimaanpak in zijn of haar organisatie vooral regressief van aard is. Slechts 37% van de ondervraagden zegt dat de verzuimaanpak vooral preventief van aard is.

Verzuimaanpak is in twee derde van de gevallen regressief van karakter

Kortom: preventief verzuimbeleid is echter nog lang niet ingeburgerd in Nederland. Hoewel iedereen er de mond vol van heeft, zie ik maar weinig echt goede voorbeelden van bedrijven of instellingen die dit echt goed geregeld hebben.

De traditionele (regressieve) aanpak van verzuim begint pas als een werknemer zich geruime tijd ziekmeldt. Werkgevers zijn tenslotte verplicht de stappen van de Wet Verbetering Poortwachter te volgen en om een re-integratietraject op te .

Maar met puur en alleen de stappen van de WvP volgen, wordt de oorzaak van verzuim in de meeste gevallen niet weggenomen. Dat betekent dat als de omstandigheden niet wijzigen de werknemer snel opnieuw uit zou kunnen vallen. En dat is nou precies het probleem van deze manier van werken.

De koe bij de horens vatten

Preventief verzuimbeleid voeren is veel effectiever is tegen verzuim en pakt uiteindelijk veel goedkoper uit dan een verzuimaanpak die alleen regressief van karakter is. Je zou zeggen: waarom dan de koe niet bij de horens vatten?

Wel, om te beginnen wordt preventief verzuimbeleid vaak gezien als enorm tijdrovend. Regressief verzuimbeleid kunnen werkgevers grotendeels uitbesteden kunnen aan arbodiensten en re-integratiebureaus. Het preventief aanpakken van verzuim vergt echter interne beleidswijzigingen die ingrijpender zijn en tijd en energie gaan kosten.

Daarnaast is het vaak onduidelijk is wat preventief verzuimbeleid precies … Het voorkomen van verzuim zit ‘m niet in de gratis fruitschaal in de kantine of het aanbieden van korting op de lokale sportclub. Dat zijn slechts leuke gimmicks die sympathiek zijn, maar niet echt zoden aan de dijk zetten. Nee, een goed progressief of preventief verzuimbeleid bestaat allereerst uit het voorkomen van terugval in verzuim, door de oorzaken van verzuim aan te pakken.

Het voorkomen van verzuim zit niet in de gratis fruitschaal op het werk.

En natuurlijk pakken die verbeteringen niet alleen positief uit voor mensen die al uit verzuim terugkeren, maar ook voor alle werknemers die nog niet te maken hebben gehad met langdurig verzuim.

De top-5 aanpakken

Preventief verzuimbeleid hoeft niet heel moeilijk te zijn. Zet als HR eens op een rijtje wat de top-5 is van verzuimoorzaken. Natuurlijk kan het in jouw bedrijf anders zijn, maar dit is de top-5 die ik het meest tegenkom:

  1. Overspannenheid of burn-out
  2. Lichamelijke klachten zoals RSI, rugpijn of hoofdpijn
  3. Privéproblemen zoals de zorg of opvang voor kinderen, zware mantelzorgtaken of een (dreigende) relatiebreuk
  4. Conflicten op de werkvloer met de werkgever of een collega
  5. Financiële problemen

Voor de bovenstaande oorzaken zijn diverse oplossingen-op-maat mogelijk. Wanneer scholen werknemers eerder langs een therapeut, fysiotherapeut of schuldhulpverlener zouden sturen en mensen zouden wijzen op de regelingen rondom (kortdurend) zorgverlof en ouderschapsverlof, dan zou het verzuim significant kunnen dalen.

Zelfs het vergoeden of deels vergoeden van sessies met een therapeut of schuldhulpverlener is goedkoper dan het doorbetalen van loon en WGA-kosten bij langdurig verzuim. Sommige grotere bedrijven hebben daarom deals gesloten met hulpverleners waardoor hun medewerkers sneller terecht kunnen en voor een gereduceerd tarief. Dat legt deze organisaties bepaald geen windeieren…

Open vragen stellen

Toch is progressief verzuimbeleid misschien nog wel eenvoudiger dan het doorverwijzen van werknemers met problemen. Het begint tenslotte uiteindelijk allemaal met het gesprek aangaan met de werknemer, liefst nog voordat hij of zij uitvalt.

Stel eens de open vraag wat jij als werkgever kan doen om ervoor te zorgen dat je werknemer het werk volhoudt. Een dergelijke vraag maakt al veel verschil. Niet alleen omdat het antwoord verassend simpel kan zijn, maar ook omdat een dergelijke houding veel goodwill kweekt bij je medewerker.

Stel eens een open vraag aan je werknemer: wat kan ik als werkgever voor je betekenen in jouw situatie?

Mijn vorige werkgever stelde mij precies deze vraag na de problematische geboorte mijn jongste zoon. Ik had het behoorlijk pittig en de thuissituatie was verre van optimaal. Ik had tijd en ademruimte nodig om de boel weer op de rit te krijgen en überhaupt energie over te houden om weer aan het werk te gaan. Precies de situatie dus waarin jezelf ziekmelden verleidelijk wordt.

De open en coulante houding van mijn toenmalige werkgever zorgde ervoor dat ik me uiteindelijk niet hoefde ziek te melden en bovendien dat ik – nadat de situatie weer stabiel was – graag een uurtje meer maakte als dat nodig was.

Menselijke maat

Om tijdig met de werknemer in gesprek te gaan is het nodig dat werkgevers alert zijn op signalen die voorafgaan aan uitval, zoals moeheid, slordigheid, prikkelbaar zijn, afname van productiviteit en het overslaan van pauzes.

En die signalen pik je pas op als je regelmatig aanwezig bent op de werkvloer. Om die reden moet verzuimbeleid, zowel regressief als preventief, zo laag mogelijk in de organisatie neergelegd worden. De direct leidinggevende zou een goed beeld moeten hebben van het functioneren van de werknemer. Tenminste: als hij of zij goed contact onderhoudt met de mensen uit zijn of haar team…

Alles komt zo toch weer terug op de menselijke maat. Waarbij het niet draait om het verzuimpercentage an sich, maar op het regelmatige contact van de werkgever met de werknemer. Niet alleen als er problemen zijn, maar ook gewoon bij het koffieapparaat. Ik geloof werkelijk dat heel veel verzuim al voorkomen kan worden als leidinggevenden bij grote organisaties hun personeel wat meer in het vizier zouden hebben.

Een ziekmelding die geen medische oorzaak heeft, is een teken dat de leidinggevende onvoldoende benaderbaar is en dat de werknemer niet verwacht zijn probleem aan hem of haar uit te kunnen leggen.

Een ziekmelding is vaak ook een teken dat de werknemer niet verwacht zijn probleem uit te kunnen leggen aan de leidinggevende

Ben je als werkgever werkelijk benaderbaar door werknemers? Kunnen zij je een probleem voorleggen zonder dat ze dit probleem direct zelf weer op hun bordje krijgen? Ben je bereid mee te denken en op zijn minst interesse te tonen (nog los van het aandragen van feitelijke oplossingen)? Voelen werknemers zich gehoord bij jou? Dat zijn vragen die elke leidinggevende zich zou moeten stellen.

Preventief verzuimbeleid is ook beleid

Is preventief verzuimbeleid dan niet meer dan gezonde menselijke werkrelaties onderhouden? Dat ook weer niet. Preventief verzuimbeleid is ook beleid. Dat beleid is nodig omdat wij – met alle goede wil – als mens soms niet in staat zijn om alle ballen hoog te houden en die gezonde werkrelatie te onderhouden. Daarom moeten er simpele haalbare afspraken gemaakt worden over het contact tussen de werkgever en de werknemer.

Het gaat dan om een gesprekscyclus die zijn werk moet doen als de leidinggevende en werknemer elkaar per abuis niet dagelijks treffen bij het koffieapparaat. Het gaat om een set met vragen die de werkgever kan en mag stellen aan de werknemer en het trainen van leidinggevenden op het herkennen van dreigend verzuimsignalen.

Een gesprekscyclus helpt wanneer informele contacten erbij inschieten.

En ook interne communicatie speelt een rol. Weet een werknemer eigenlijk wel wat hij kan doen wanneer hij problemen in zijn werk ervaart en waar hij of zij die problemen kwijt kan? Is er een vertrouwenspersoon beschikbaar wanneer er conflicten zijn op het werk? Als daarover nooit gecommuniceerd wordt is het waarschijnlijker dat de werknemer zich ziekmeldt dan dat hij over zijn problemen in gesprek gaat.

Werk aan de winkel dus: zinvol werk. Bij SV Land hebben we gelukkig vaker met het bijltje gehakt. Wij adviseren graag over wat de meest effectieve en succesvolle manier is van het terugdringen van verzuim in jouw organisatie. Keertje sparren? Stuur me een DM of bel me op 06 46132471.

 

Wij maken gebruik van cookies. Gaat u akkoord met deze cookies, klik dan op 'Accepteren'. Meer informatie

Wij gebruiken verschillende soorten cookies. Deze zijn er allereerst om u de beste gebruikerservaring te geven en daarnaast om ons inzicht te geven in hoe de website gebruikt wordt. We gebruiken functionele, analytische en tracking cookies. U leest er meer over in ons cookiebeleid.

Sluiten