Door: Bartina Venderbos, Manager Verzuim en WGA Casemanagement

Hoe pak je verzuim aan vóórdat het verzuim wordt? Dat is misschien wel de grootste uitdaging voor werkgevers anno 2022. In een bizar krappe arbeidsmarkt is elke medewerker die uitvalt er één te veel tenslotte. Het antwoord is ogenschijnlijk simpel: ga de dialoog aan met de medewerker. Maar hoe dan?

Als medewerkers uitvallen, kan dat natuurlijk komen een extreem hoge werkdruk, maar vaak speelt er veel meer. Sterker nog: dat medewerkers uitvallen hoeft helemaal niets te maken te hebben met de werksituatie.

Steeds vaker vallen medewerkers uit door privéomstandigheden waar u als werkgever weinig invloed op heeft. Een scheiding, schulden, de (mantel)zorg voor een gezinslid of fysieke ongemakken die met de leeftijd komen. Niet echt zaken waar u als werkgever direct wat mee kunt. Of wel?

Veel leidinggevenden voelen zich machteloos ten aanzien van dit soort verzuim. Toch is het raar dat veel leidinggevenden uitval van werknemers door privéomstandigheden niet aan zien komen. Immers: als je een goede verstandhouding hebt met je werknemers weet je toch dat er iets speelt?

Het probleem is dan ook niet dat leidinggevenden geen invloed hebben op de privé-situatie van werknemers: het probleem is dat leidinggevenden hun werknemers onvoldoende kennen. De oplossing? Ga de dialoog aan.

“Het probleem is niet dat leidinggevenden geen invloed hebben op de privé-situatie van werknemers: het probleem is dat leidinggevenden hun werknemers onvoldoende kennen.”

De dialoog: waar hebben we het over?

De dialoog is een terugkerend gesprek over inzetbaarheid en welbevinden tussen de werkgever met de werknemer. Dat klinkt als een open deur, maar in de praktijk vindt dat gesprek in de meeste bedrijven helemaal niet plaats. Leidinggevenden en hun werknemers spreken elkaar soms nauwelijks en al helemaal niet over privézaken.

Daarbij komt dat wij in de afgelopen tien jaar steeds geforceerder omgaan met het onderwerp inzetbaarheid. Als er al sprake is van verzuimpreventie of inzetbaarheidsbeleid in een organisatie, is dat vaak ofwel afgekocht met gratis fruit en een sportschoolabonnement, ofwel ingebed in een overdreven formele gesprekscyclus waarin van een normaal gesprek geen sprake meer is.

Ik verbaas me er regelmatig over hoe moeilijk mensen het vinden om gewoon met elkaar te praten! Waarom maken we het gesprek zo formeel? Verzuim voorkomen is boerenverstand en verbazing: de relatie tussen een werkgever en een werknemer is in wezen ook weer niet zo erg afwijkend van andere relaties in het leven. Het is een kwestie van geven en nemen, van praten én luisteren. En het is een kwestie van investeren. Een relatie opbouwen kost nu eenmaal tijd. Werknemers zijn immers niet verplicht om hun medische situatie of privéproblemen met jou te delen. Wil je dat werknemers open zijn over hun privé-situatie, dan zijn veiligheid en oprechte interesse belangrijk.

De uitdaging voor leidinggevenden is de preventieve dialoog niet te zien als controlecheck, maar als deel van de oplossing. Wanneer er op het werk ruimte is voor het delen van zorgen en emoties zal een werknemer veel minder snel uitvallen door privéomstandigheden. Sterker nog: het werk kan dan een juist welkome uitlaatklep vormen.

Wat bespreek je in een dialoog?

Het moge duidelijk zijn: de dialoog is niet per definitie iets formeels. Het is dus goed mogelijk dat de dialoog start bij het koffieapparaat.

Maar als de werknemer en jij elkaar nooit treffen bij de koffiehoek of als jij als leidinggevende niet zo goed bent in smalltalk, is het natuurlijk geen probleem om deze gesprekken wel degelijk in te plannen en voor te bereiden. Het advies is dan wel om dat vaker dan eens per jaar te doen. Er kan in een jaar immers veel gebeuren! Dat kost tijd ja, maar die tijd is het dubbel en dwars waard, als je hiermee verzuim kunt voorkomen.

Wees je ervan bewust dat geplande gesprekken direct al wat onnatuurlijk aanvoelen. Begin dus met een dichtgeklapte laptop. “Hoe gaat het met je” is een prima startvraag. Ben je niet zo’n prater? Bij SV Land gaan we ervanuit dat iedereen kan leren om een goed en nuttig gesprek te voeren. In al onze verzuimopleidingen is om die reden de module ‘Gesprekstechnieken’ opgenomen. Deze module is overigens ook los en in-company te volgen.

Tijdens de dialoog is in principe alles bespreekbaar. Maar een van de punten die zeker regelmatig op tafel moet komen is de vraag: ‘Wat heb je nodig om hier over drie jaar nog te werken?’.

Dwing jezelf daarbij om outside-of-the-box na te denken. Heeft een werknemer flexibelere uren nodig? Is het handig als een andere werknemer eens helpt met zijn of haar persoonlijke planning? Maakt de werknemer gebruik van ouderschapsverlof als dat nodig is? Is het oké als iemand met een zware zorgtaak zonder overleg van tevoren af en toe een uurtje eerder weggaat? Heeft een werknemer iets aan coaching of aan bijvoorbeeld een cursus timemanagement?

Generatiebeleid opstellen

De vraag naar de toekomst is met name belangrijk om te stellen aan oudere werknemers. In een vergrijzende samenleving waarin ook de AOW-leeftijd steeds meer naar achteren wordt geschoven is het belangrijk om deze werknemers inzetbaar te houden. Gek genoeg hebben maar weinig werkgevers en werknemers hierover nagedacht en er is geen generatiebeleid ontwikkeld.

We leven al jaren in een vergrijzende samenleving. Toch hebben maar weinig werkgevers generatiebeleid ontwikkeld…

En dat terwijl de problemen voorspelbaar zijn: oudere werknemers vallen uit door fysieke ongemakken. Ze kunnen bepaalde werkzaamheden wellicht niet meer volhouden. Door slim te schuiven in hun takenpakket kan je als leidinggevende dus heel wat problemen voorkomen!

Gedeelde verantwoordelijkheid

In de dialoog met de werknemer gaat het om geven en nemen: praten en luisteren. Jij wilt er als leidinggevende graag alles voor doen om je werknemer aan het werk te houden, maar dat is niet alleen jouw verantwoordelijkheid… Ook de werknemer heeft hier een rol.

Het is dus belangrijk dat je de werknemer zelf aan het denken zet over zijn of haar inzetbaarheid en die verantwoordelijkheid ook heel bewust samen deelt. Dat is helemaal niet raar. Thuis zullen ouder wordende werknemers op termijn ook de badkuip inruilen voor een inloopdouche. Op het werk geldt min of meer hetzelfde: soms moeten er aanpassingen gedaan worden om ervoor te zorgen dat de ouder wordende werknemer zijn of haar werk optimaal kan blijven doen.

Zijn aanpassingen niet mogelijk, dan moet er soms buiten de organisatie gekeken worden. Natuurlijk is dat niet de eerste keuze, maar als je het in alle eerlijkheid (tijdig!) op tafel durft te leggen kan dit wel degelijk een vitale en duurzame oplossing zijn voor alle partijen.

“Thuis zullen ouder wordende werknemers op termijn ook de badkuip inruilen voor een inloopdouche. Op het werk geldt min of meer hetzelfde: soms moeten er aanpassingen worden gedaan.”

Tenslotte vind je veel input voor het preventieve verzuimgesprek in uitstroomonderzoeken. Werknemers die afscheid genomen hebben en een andere baan zijn gestart zijn vaak verassend open over hun ervaringen bij jouw organisatie, zeker op papier.

De top-3 van uitstroom-oorzaken moet zeker ter sprake komen in de dialoog die je voert met de werknemer. Je kunt namelijk zonder meer vanuit gaan dat de uitstroom top-3 van jouw bedrijf één-op-één gelijk is aan de top-3 van verzuimoorzaken, zeker in grote organisaties. Bespreek je die punten vooraf, dan kan je dus veel verzuim voorkomen en tegelijk de uitstroom beperken. Win-win dus.

Wat mag je niet vragen?

Om de werknemer te beschermen is de wetgeving rondom ziekte en verzuim streng en complex. De werkgever mag officieel niet naar de reden van het verzuim informeren. Ook de privacywetgeving zorgt bij werkgevers nog wel eens voor verwarring: wat mag je nu wél en niet aan een werknemer vragen?

Des te meer reden dus om het gesprek aan te gaan vóórdat verzuim verzuim wordt. Want tegen oprechte interesse in je werknemers is geen wetgeving gesteld. Niet alles hoeft direct genoteerd te worden: maak het vooral niet te formeel.

Maak je aan het einde van het gesprek concrete afspraken? Dan kun je die afspraken prima noteren, zonder dat je hierbij uit hoeft te wijden over de reden van het (potentiële) verzuim. Zo voldoe je aan de regels en voorkom je dat je fouten maakt, terwijl je toch het gesprek gaande houdt.

Verzuim voorkomen zonder leidinggevende

Als leidinggevende heb je dus verregaande invloed op het voorkomen van verzuim. Leiderschap is in Nederland echter een van de meest ondergewaardeerde vaardigheden die er is.

Dat komt door onze volksaard.” Fluitstra en Van Thijn zongen het al in 1999: “Geen chef die echt de baas is…” In Nederland zijn we democratisch tot op het bot en hebben we onbewust de neiging om leiderschap te wantrouwen. In tegenstelling tot Amerika bijvoorbeeld, waar die vaardigheid juist gewaardeerd en bevorderd wordt.

Nederland is juist het land van de “zelfsturende teams”, waarin het leiderschap in het geheel afgeschaft is en de dagelijkse leiding rouleert of zelfs helemaal afgeschaft is. In de praktijk werkt dat maar zelden en als het gaat om het voorkomen van verzuim is het zelfs een ramp.

Immers: als niemand de leiding heeft: wie zorgt er dan voor dat niemand buiten de boot valt? Wie zorgt er dan voor dat alle werknemers betrokken en verantwoordelijk zijn? Wie houdt het team bij elkaar en zorgt ervoor dat mensen elkaar helpen en ondersteunen? Het is een mythe dat het elimineren van leiderschap leidt tot betere teams en betere prestaties: de praktijk laat zien dat zelfsturende teams vaker als los zand aan elkaar hangen. Juist in zelfsturende teams is het verzuim dikwijls hoog en de uitstroom ook.

“Het is een mythe dat het elimineren van leiderschap leidt tot betere teams en betere prestaties: de praktijk laat juist zien dat zelfsturende teams vaak als los zand aan elkaar hangen.”

Leidinggeven is een vak

Een goede leidinggevende maakt alle verschil van de wereld. Toch zie je vaak dat leidinggevenden die rol niet hebben verworven op basis van hun leidinggevende vaardigheden. Vaak was het gewoon de eerstvolgende carrièrestap of werd de leidinggevende benoemd op basis van zijn of haar prestaties. Logisch, maar niet goed voor het verzuim in een organisatie.

Kortom: we hebben in Nederland betere leiders nodig. Leidinggevenden die niet bang zijn om een goed gesprek aan te gaan. Leidinggevenden die niet bang zijn om door te vragen. En vooral leidinggevenden die het leidinggeven als een vak beschouwen en verzuim durven aan te pakken, vóórdat het verzuim wordt.

Wil jij meer weten over het voorkomen van verzuim? Of heb je hulp nodig bij het opstellen van inzetbaarheidsbeleid? Onze Adviseurs Inzetbaarheid helpen je graag. Stuur me even een DM en dan plannen we een afspraak in.

Adresgegevens

SV Land
Röntgenlaan 13
2719 DX Zoetermeer
Routebeschrijving

Nieuwsbrief

Wij maken gebruik van cookies voor het personaliseren van advertenties. Gaat u akkoord met deze cookies, klik dan op 'Accepteren'. Meer informatie

Deze site is standaard ingesteld op 'cookies toestaan", om je de beste mogelijke blader ervaring te geven. Als je deze site blijft gebruiken zonder je cookie instellingen te wijzigen, of als je klikt op "Accepteren" hieronder, dan geef je toestemming voor het gebruik van Cookies.

Sluiten