Toen Grietje Postma 18 jaar geleden als HRM-directeur bij de ROC Amsterdam / ROC Flevoland aangenomen werd, was er wel degelijk verzuimbeleid. Toch schommelde het verzuim in de organisatie rond de 15%. Inmiddels staat de onderwijsorganisatie er gelukkig een stuk beter voor.

Langdurig verzuim kost onderwijsinstellingen vaak handenvol geld en schaadt ook ons onderwijs. Toch lag de de prioriteit niet altijd bij het aanpakken ervan, vertelt Grietje.

‘18 Jaar geleden hadden we wel wat anders aan ons hoofd: verzuim hing er een beetje bij. De ROC is een samenvoeging van 56 rechtsvoorgangers en er was een enorme reorganisatie gaande. Er was weinig visie op de inzet van mensen en er was ook geen schaarste op de arbeidsmarkt zoals die er nu is. Een zieke medewerker kon gemakkelijk vervangen worden.’

Toch was een van de opdrachten van Grietje om het verzuim onder controle te krijgen. Inmiddels is het verzuimcijfer dan ook gedaald tot 5,1%  – ‘aan de goede kant van het gemiddelde’.

Maar Grietje benadrukt dat het verzuimcijfer verlagen alleen geen heilige graal is: ‘Het gaat er vooral om dat mensen zich op hun plek voelen en passie en energie aan het werk zijn. De vraag is: hoe realiseer je dat?’

Verantwoordelijkheid bij de leidinggevende

Als HRM-directeur begon Grietje er 18 jaar geleden mee om het beleid aan te scherpen. Vervolgens was het HR-team aan de beurt. ‘Als HR-adviseurs moeten wij een goede sparringpartner zijn voor leidinggevenden als het gaat om verzuim. Er viel daarin nog wel veel winst te behalen.’

Ook de leidinggevenden werden getraind in het voeren van verzuimgesprekken en het uitvoeren van verzuimbeleid. ‘Onze leidinggevenden hebben een vastgesteld personeelsbudget. Het is dus in hun eigen belang om het verzuim in de hand te houden.

Natuurlijk mogen medewerkers wel eens ziek zijn. Als het verzuim onder de 3,5% blijft is er een vervangingsbudget. Maar: wordt het verzuim echter hoger, dan zullen de leidinggevenden het met het team moeten rooien.

Grietje probeert leidinggevenden wakker te schudden. Bijvoorbeeld door de theorie over verzuim te vertalen naar de praktijk. ‘Ook uit eigen onderzoek blijkt dat docenten die zich regelmatig ziekmelden, veel vaker in langdurig verzuim belanden dan zij die dat niet doen. Vertaal dat maar eens naar jouw team. Wie valt elke maand wel een keertje uit? Moet je daar niet eens mee in gesprek gaan, zelfs als er telkens een legitieme reden voor lijkt te zijn?’

Moet je niet eens in gesprek met een werknemer die elke maand een dagje ziek is, zelfs als daar een legitieme reden voor lijkt te zijn?

Oeps! We konden je formulier niet vinden.

Cultuurverandering

Onderliggend werkte Grietje onvermoeibaar aan een ware cultuurverandering binnen de ROC. ‘De jaren van pappen en nathouden liggen achter ons. Als je bij ons werkt kun je veel van ons krijgen, maar we vragen ook wat van je terug. Bijvoorbeeld dat je kritisch kijkt naar je eigen leefstijl, gezondheid, houding en gedrag. Je kunt je ook regelmatig bijscholen, zodat je je competent voelt in je vak. Je competent voelen in je vak is een belangrijke voorwaarde om met plezier je werk te kunnen doen.

We zijn heel helder over wat je we van elkaar verwachten. Zachte heelmeesters maken immers stinkende wonden. Maar: we leggen de regie zoveel mogelijk bij de medewerker zelf. Verzuim is niet alleen iets wat je overkomt: het is ook een keuze.

We leggen de regie zoveel mogelijk bij de medewerker. Verzuim is niet alleen iets wat je overkomt: het is ook een keuze.

Oeps! We konden je formulier niet vinden.

Grietje: ‘Mijn doel is om langzaam naar een ander klimaat te groeien, waarin niet langer verzuim centraal staat, maar de rol en betekenis van de medewerker en een gezonde werksfeer, waar de medewerker welkom is. Dat gaat niet van de ene op de andere dag. Er werken hier 4500 mensen: er zijn heel wat sleepbootjes nodig voordat het schip gekeerd is.’

Functioneringsgesprek 2.0

Een van de radicale beslissingen die het ROC genomen heeft, is het traditionele halfjaarlijkse functioneringsgesprek te laten vervallen. In plaats daarvan werd een informelere gespreksvorm geïntroduceerd die niet in beton gegoten is en ook niet tot in detail genotuleerd hoeft te worden.

Grietje: ‘We noemen dat “Het Goede Gesprek”. Daarin gaat het om de vragen ‘Wie ben ik als werknemer?’ ‘Wat voor type werker ben ik?’ en ‘Wat is mijn rol in het team?’. Je kunt je zelf online laten testen en dat inbrengen in het gesprek. Niemand functioneert 365 dagen per jaar perfect: we hopen daarom dat medewerkers de dilemma’s die ze ervaren uitspreken.

Echt luisteren naar elkaar staat in Het Goede Gesprek dan ook centraal. Leidinggevenden leren om dat gesprek in alle openheid te voeren en oordeelsvrij te luisteren.’

Zelf doen of inhuren?

Het ROC van Amsterdam pakt veel onderdelen van het verzuimbeleid in eigen huis op, vertelt Grietje.

‘We hebben goed getrainde HR-adviseurs en een Casemanager Verzuim in huis. Daarnaast hebben we als vakschool natuurlijk collega’s die alles weten over sport en beweging en goede voeding. Ook hebben we een bedrijfsverpleegkundige en een hele zorgafdeling die alles weet over medische en fysieke klachten. We zetten hen regelmatig in voor tips en adviezen aan collega’s als het gaat om verzuimpreventie. Ook de re-integratie spoor 1-trajecten doen we zelf. Alleen spoor 2, spoor 3 en spoor 4-trajecten besteden we uit.

SV Land doet voor ons het Casemanagement WGA. In 2018 kwamen we voor het eerst in contact en toen realiseerden zij voor ons een flinke besparing door achterstanden weg te werken en met terugwerkende kracht besparingen te realiseren door herbeoordelingen aan te vragen en gebruik te maken van no-riskpolissen, subsidies voor doelgroepregister-werknemers enzovoorts. Sindsdien houden zij voor ons de WGA-dossiers netjes bij en dat levert ons elk jaar een kleine besparing op.

Maar SV Land is ook een goede sparringpartner als het gaat om verzuim over de hele linie. Ze zijn enorm goed op de hoogte van de geldende wetgeving, schakelen snel en komen hun afspraken na. Ze weten wat er werkt bij andere organisaties en delen die succesfactoren met ons.’

SV Land is een goede sparringpartner als het gaat om verzuim over de hele linie. Ze weten bij SV Land wat er werkt bij andere organisaties en delen die succesfactoren met ons.

Oeps! We konden je formulier niet vinden.

Toekomstdromen

Hoewel Grietje de afgelopen 18 jaar al veel bereikt heeft, valt er altijd nog wat te dromen. ‘Ik zou het fantastisch vinden als we het met z’n allen voor elkaar krijgen om het verzuim onder de 4,5% te laten dalen. Niet om het cijfer, maar omdat we dan echt een gezonde organisatie worden.

Daarnaast wil ik werknemers weerbaarder en wendbaarder maken en hen meer de regie geven over hun eigen functioneren. Als je wendbaar bent kun je ook mee in de digitale transformatie die we nu doormaken – en die door corona aanzienlijk is versneld. Ik zie dat veel oudere werknemers moeite hebben om bij te blijven, maar dat op de adrenaline van de crisis het nog net bij kunnen benen.

Maar laten we eerlijk zijn: na corona gaat het echt niet allemaal terug naar wat het was. Sommige digitale vormen van onderwijs blijven gewoon bestaan. Kan je daar op de lange termijn mee uit de voeten? Wat heb jij nodig om diverse hybride vormen van onderwijs te kunnen aanbieden aan onze studenten? Dat gesprek voeren is wezenlijk van belang.’

Trots

Wat kunnen andere ROC-scholen van het ROC Amsterdam / ROC Flevoland leren? Grietje: ‘Ik denk dat we vooral een voorloper zijn in het gebruik maken van online tools om grip op verzuim te houden. De website van Het Goede Gesprek is sinds drie maanden live en we zien dat dit een succes is en dat er veel gesprekken plaatsvinden.

Een van de andere mooie nieuwe initiatieven is een Vitaliteitsplatform dat eind april online komt. Dit platform staat boordevol met tips en initiatieven rondom steunen, samenwerken, veerkracht, gezonde voeding en leefstijl. Er staan online trainingen op, er zijn webinars te volgen, je kunt er gratis coaching krijgen. Maar er zijn ook ontspannende elementen, zoals een spelshow en een datingshow.

Veel collega’s hebben enthousiast meegewerkt aan dit platform en ik denk echt dat dit een duurzaam instrument zou kunnen zijn om in te zetten voor verzuimpreventie. Ik kijk nu al uit naar de lancering!

 

Wij maken gebruik van cookies. Gaat u akkoord met deze cookies, klik dan op 'Accepteren'. Meer informatie

Wij gebruiken verschillende soorten cookies. Deze zijn er allereerst om u de beste gebruikerservaring te geven en daarnaast om ons inzicht te geven in hoe de website gebruikt wordt. We gebruiken functionele, analytische en tracking cookies. U leest er meer over in ons cookiebeleid.

Sluiten